Цели и задачи проекта
Динамичное развитие «АЭМ-технологии» требовало унификации организационного документооборота и создания единой системы управления организационно-распорядительными документами. Проект развивался в несколько этапов (см. ниже), и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:
- стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
- повышение исполнительской дисциплины, контроль исполнения поручений и задач;
- сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
- автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
История проекта
Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы. Можно выделить 8 основных этапов развития системы управления документами в «АЭМ-технологии» (таблица 1).
| Даты | Основные задачи | Основные результаты и проблемы |
| Декабрь 2009 — январь 2010 гг. | Пилотный проект на «1С:Документооборот» — автоматизация архива документов в управляющей компании | Выяснены возможности системы «1С:Документооборот». Подготовка документов для дальнейшего развития системы: «Положение о договорной работе» и описание ряда бизнес-процессов. |
| Февраль — апрель 2010 г. | Старт проекта. Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, а также договорными документами в управляющей компании | В системе работают 100 сотрудников. Подготовлены процессные инструкции для сотрудников и «Положение по электронному документообороту». |
| Апрель — октябрь 2010 г. | Тиражирование системы управления документами на производственную площадку «Петрозаводскмаш» | Автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний, проведена интеграция с учётными системами. Система охватила управляющий состав «Петрозаводскмаш» (120 человек). |
| Июль 2010 — ноябрь 2011 гг. | Построение и автоматизация сквозных бизнес-процессов между управляющей компанией и «Петрозаводскмаш» | «Поначалу мы неоптимально сделали расширение на производственную площадку, используя разные информационные базы, — вспоминает Антон Думин, директор по ИТ «АЭМ Технологии». — Года полтора настраивали обмен между этими базами, чтобы, например, бизнес-процесс согласования договоров сквозным образом проходил между двумя площадками. Однако здесь мы столкнулись с трудностями обмена и через полтора года решили изменить архитектуру решения и построить его на единой информационной базе. Это стало возможным благодаря тому, что система «1С:Документооборот» хорошо работает как на медленных, так и на быстрых каналах связи. И с этого момента началось бурное развитие системы управления документами». |
| Июль — сентябрь 2012 г. | Тиражирование системы на вторую производственную площадку «Атоммаш» | Система управления документами охватила всё предприятие. В 2012 году в компании решили, что каждый менеджер компании будет пользователем системы документооборота. С этого момента количество пользователей системы существенно выросло. |
| Март 2013 г. | Запуск комплексных процессов | Описаны, оптимизированы и автоматизированы процессы согласования договоров и технико-коммерческих предложений, сквозные закупочные процедуры. К настоящему моменту автоматизированы 30 комплексных процессов. |
| Март — октябрь 2014 г. | Запуск подсистемы управления проектами в «1С:Документооборот» | Автоматизировано управление частью проектов: ИТ-проекты, НИОКР, управление графиками проектов уровня 2а. Реализовано прогнозирование сроков завершения проектов. |
| Октябрь 2015 г. | Повышение производительности и поддержание требуемого уровня стабильности работающей системы | В связи с ростом количества пользователей и задач мы столкнулись со снижением быстродействия. В связи с этим выполнен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», проведена оптимизация технических систем, построен кластер из трёх серверов. Сейчас проблем с производительностью и стабильностью нет. |
Единая система управления документами для всех площадок
В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- формирование и контроль исполнения служебных поручений;
- регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- проведение закупочных процедур;
- согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
- согласование технико-коммерческих предложений;
- составление и подписание авансовых отчётов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- приём и увольнение сотрудников.
«Приём и увольнение сотрудников — это стандартный простой бизнес-процесс, на который я хотел обратить внимание, — комментирует Антон Думин. — Он настраивается за три минуты, но сразу даёт хороший качественный результат.
Ещё один важный функционал — отчёт контроля исполнительской дисциплины. У нас раз в неделю происходит разбор отчёта исполнительской дисциплины и анализ процента прострочки выполнения задач. Разбор достаточно короткий — те, у кого самый большой процент просрочки выполнения задач, сразу видны».
Кроме того, реализованы несколько важных для компании задач, выходящих за рамки традиционного организационного документооборота:
- формирование ключевых показателей эффективности работы сотрудников;
- тестирование сотрудников;
- мониторинг проекта «Ценности Росатома»;
- управление проектами.
«Из типового функционала мы не используем только электронную почту, — отмечает Антон Думин. — Это связано с тем, что нам нужны шифрованные почтовые коммуникации, а в «1С:Документооборот» пока этого нет, хотя, я надеюсь, в ближайшем будущем появится».
Масштаб системы управления документами
Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач (таблица 2). Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000 (таблица 3). Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.
| Конец 2013 года | Конец 2015 года | Июнь 2016 года | |
| Входящие документы | 36 373 | 64 297 | 75 469 |
| Исходящие документы | 21 680 | 45 905 | 60 152 |
| Внутренние документы | 38 790 | 115 423 | 164 246 |
| Количество файлов | 146 991 | 397 831 | 539 174 |
| Количество задач | 332 640 | 958 784 | 1 402 139 |
| Количество одновременно работающий пользователей | 560 | 1337 | 1403 |
| Бизнесс-процессы | 2013 | 2015 | 2016 |
| Ознакомления | 57 597 | 153 977 | 203 370 |
| Поручения | 12 608 | 31 796 | 33 939 |
| Согласования | 21 554 | 62 491 | 106 450 |
| Исполнения | 12 565 | 46 621 | 70 587 |
| Утверждения | 11 636 | 20 853 | 26 359 |
| Комплексных | 7236 | 14 986 | 30 066 |
* * *
Во второй части статьи мы расскажем об автоматизации комплексных бизнес-процессов (закупочные процедуры, претензионная деятельность, согласование технико-коммерческих предложений, досогласование договоров). Обсудим решения, разработанные сотрудниками «АЭМ-технологии» в области интеграции с внешней системой электронной почты. А также поговорим о расширении функционала системы «1С:Документооборот»: использовании электронной подписи, тестировании сотрудников, мониторинге проекта «Ценности Росатома» и управлении проектами. В заключение расскажем о результатах и перспективах проекта.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь