СЭД: самые востребованные инновации в России

Директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере. Руководитель более 10 проектов внедрения системы «1С:Документооборот». Соавтор учебных курсов по системе «1С:Документооборот» и книг «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов» (2014) и «1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов» (2018).

В предыдущем материале «СЭД: смотрим в будущее» мы уже говорили о том, какими должны быть системы электронного документооборота. Рынок ждет от СЭД серьезных технологических инноваций, и наиболее интересны направления использования технологий Big Data, машинного обучения, роботизации. При этом система должна работать таким образом, чтобы сотрудники тратили большую часть рабочего времени на решение творческих задач, а не на выполнение рутинных функций. Но какие инновации, как технологические, так и методологические, происходят прямо сейчас? Мы проанализировали свои самые интересные проекты по внедрению систем электронного документооборота за последние несколько лет. И на основе этого анализа можем выделить четыре основных направления.

Технологии оптического распознавания документов

Функции СЭД активно интегрируются с другими системами, имеющимися на рынке. В первую очередь стоит отметить оптическое распознавание документов при сканировании. Документы с заполненными реквизитами создаются автоматически, и человек полностью исключается из этого процесса. На рынке представлены платформы класса FlexiCapture, которые в своих проектах мы уже весьма активно применяем.

В качестве примера приведу проект по автоматизации компании «Металлоинвест Корпоративный Сервис», удостоенный нескольких наград портала CFO Russia и конкурса «1С: Проект года». Распознавание первичных документов на фронт-офисе производится как раз при помощи Kofax Capture. Многие крупные холдинги и компании тоже начинают активно применять эту технологию.

Кроме того, вместе со своим партнером — группой компаний «Омега», мы разработали встраиваемый модуль «ФинДок: OCR для 1C: Документооборот», главная задача которого — автоматизация потокового ввода первичных документов. Модуль разработан на платформе ABBYY FlexiCapture, поддерживает работу с разнообразным оборудованием и различными форматами изображений и позволяет распознавать входящие документы и автоматически создавать соответствующие карточки.

Мобильная версия используется весьма активно, сегодня ее наличие — одно из основных требований заказчиков к СЭД.

Мобильные приложения и чат-боты

Работа с СЭД через мобильные приложения постепенно становится корпоративным стандартом. Мобильная версия используется весьма активно, сегодня ее наличие — одно из основных требований заказчиков к СЭД.

Кроме того, важнейшая тенденция — взаимодействие с системой не только с помощью мобильного приложения, а и через удобный пользователю интерфейс, через приложение, которым он пользуется в повседневной жизни. Это максимально упрощает для сотрудников работу с ИТ-системами, создает необходимый уровень омниканальности.

В такой ситуации эффективно использование чат-ботов. Они заметно ускоряют работу производственных компаний, чьи сотрудники не имеют или не хотят ставить мобильные приложения, у которых нет постоянного доступа к компьютеру, но есть WhatsApp, Viber, Telegram или другие мессенджеры, которыми они активно пользуются. Такие чат-боты отлично вовлекают «неофисный» персонал в работу с корпоративной СЭД.

Чат-боты заметно ускоряют работу производственных компаний, чьи сотрудники не имеют или не хотят ставить мобильные приложения, у которых нет постоянного доступа к компьютеру, но есть мессенджеры, которыми они активно пользуются.

Переход на полностью безбумажный документооборот

Как и прежде, СЭД позволят получать, регистрировать и отправлять документы. К сожалению, часто речь идет, скорее, об ИТ-поддержке традиционного бумажного документооборота, где подлинником является бумажный документ и создается дополнительный контур управления их электронными копиями. Однако уже более 10 лет существует концепция полностью безбумажного документооборота, когда подлинники документов представлены именно в электронном формате, а бумажные документы создаются только по мере необходимости (и нечасто). При этом не стоит забывать, что отказ от бумажных документов — это не самоцель, а лишь средство повышения качества и эффективности работы.

В России активно растет обмен электронными документами, отправка юридически значимых сообщений, сдача электронной отчетности в налоговые органы. Функция обмена электронными документами стала одной из базовых для системы «1С: Документооборот». Выгода заказчиков здесь очевидна: организации не тратят деньги на курьеров, отправку документов по почте, не ждут закрывающие акты или другие необходимые документы. Ещё один серьезный плюс — сокращение времени на поиск документов в электронном виде и сокращение места для их физического хранения.

Однако, несмотря на то что разговоры о полностью безбумажном документообороте идут уже давно, его реализовали лишь немногие компании. Причины тому как технологические, так и, по большей части, правовые. Переход на полностью безбумажную работу остается задачей ближайшего будущего для компаний, государства в части обеспечения правовых и нормативных актов и для вендоров СЭД-систем. Но, несмотря на то что к безбумажному документообороту перешли пока немногие компании, этот путь гарантирует серьезное упрощение всего процесса делопроизводства, а также надежность методов хранения и поиска важной документации.

Несмотря на то что разговоры о полностью безбумажном документообороте идут уже давно, его реализовали лишь немногие компании. Причины тому как технологические, так и, по большей части, правовые.

СЭД — не только классический документооборот!

Наконец, еще одно направление развития СЭД — объединение различных функций компаний, связанных с управлением, созданием и передачей информации. Системы электронного документооборота всё в большей степени становятся стержнем системы менеджмента копании. Заказчики хотят, чтобы СЭД были настолько гибкими и многофункциональными, насколько это возможно для управления потоками информации организаций.

В СЭД уже появляются дополнительные обеспечивающие функции, например, бронирования переговорных, управления мероприятиями и проектами, ведения календарей и отправки почты, сервис-деска, управления бизнес-процессами, не связанными с классическим делопроизводством. С точки зрения СЭД электронная почта или мероприятия — это такие же потоки информации. Все эти возможности позволяют сразу же оцифровывать и формировать в единой базе данных общий контент организации.

Интеграция различных функций, связанных с созданием и передачей информации внутри организации, выстраивает единую централизованную сеть, которая упрощает систему внутренних коммуникаций компании. Вкупе с безбумажным (или почти безбумажным) документооборотом получается эффективный комплекс, настроенный под нужды конкретной организации. Такая система, без сомнения, ускоряет внутреннюю работу компании.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.