Сокращение сотрудника: пошаговая инструкция и подводные камни такого увольнения

Хотите сократить сотрудника и думаете, что это всего-то предупредить за два месяца да выплатить выходное пособие? Как бы не так. Подводных камней столько, что юристы вместо сокращения советуют договориться с работником о его уходе по соглашению сторон. Но если договориться не получается, тогда читайте нашу статью. Рассказали об этапах сокращения и об ошибках, из-за которых суд восстановит сотрудника.

Сокращение сотрудника – 2024: какие этапы включает

Сокращение работников – строго формализованный процесс. Не пропускайте ни один из этапов, прописанных в Трудовом кодексе (ТК РФ), иначе суд признает сокращение незаконным. Работодателю это светит восстановлением работника в должности и выплатой ему компенсации в счет вынужденного прогула.

А еще важно оглядываться на судебную практику, в которой иногда выдумываются новые правила. И хотя их нет в ТК РФ, но они становятся самодельным законом для судей.

На схеме показали двенадцать этапов сокращения, а дальше подробно расскажем про каждый.

Рисунок 1. Каков порядок сокращения сотрудников

Этап 1. Выберите вариант сокращения и проверьте документы по персоналу

Какие варианты сокращения бывают

Сокращают или штат, или численность. Когда штат, то увольняют всех работников конкретной должности – например, бухгалтеров, чтобы передать учет на аутсорс. Когда численность, то уменьшают число сотрудников конкретной должности – например, из трех дизайнеров оставляют одного, потому что с помощью нейросетей он справляется в одиночку.

Определитесь с тем, какое сокращение будет у вас, потому что это влияет на этапы. Например, при сокращении штата не проверяют, у кого из работников есть преимущественное право, чтобы остаться. Значит, третий этап не понадобится.

Какие документы изменить или оформить до начала сокращения

После того, как определитесь с вариантом сокращения, сделайте вот что.

Первое. При сокращении штата перепишите должностные инструкции для разных должностей, но с одинаковым функционалом. Вообще таких совпадений быть не должно, но вдруг. Например, у главбуха и финдира в должностных инструкциях прописано одно и то же. Если сократите финдира, не сравнив его квалификацию с аналогичным по функционалу главбухом, суд его восстановит. Потому что по факту это сокращение численности, а не штата, а значит, нарушение требований ТК РФ.

Второе. Исключите из штатного расписания «пустые» должности – те, которые не заняты и не планируются к замещению, иначе придется предлагать их сокращаемым. Например, есть ставка кассира, но она не занята, потому что все платежи идут по безналу и кассы в компании фактически нет. Для сокращаемого бухгалтера должность кассира – подходящая вакансия. Не уберете ее – сокращенный бухгалтер превратится в ненужного кассира.

Третье. Обоснуйте сокращение расчетами. Например, планируете сократить водителей. Тогда в аналитической записке подсчитайте, сколько тратите на свой автопарк – зарплату водителям, ГСМ, амортизацию машин – и сравните это со стоимостью услуг транспортной компании. Должно получиться, что свой автопарк дороже. Этим докажете, что водители не нужны.

Такое обоснование – это «привет» из судов. В ТК РФ про него ничего нет, зато судьи запрашивают, когда рассматривают жалобы обиженных на сокращение работников.

Четвертое. Проверьте, можно ли сократить работников. Если все ваши водители или бухгалтеры из тех, кого нельзя сократить по закону, тогда с увольнением ничего не выйдет.

Про тех, кто защищен от сокращения, написано в:

Учтите два момента:

На схеме показали, кого нельзя сократить.

Рисунок 2. Кого нельзя сокращать на работе

Этап 2. Издайте приказ о сокращении и составьте новое штатное расписание

На втором этапе составьте два приказа:

Как оформить приказ о сокращении

Укажите в нем сокращаемые должности, количество штатных единиц и дату сокращения.

Познакомьте с приказом под подпись ответственных за процедуру – руководителя отдела кадров и, возможно, бухгалтера по зарплате. А вот сотрудников с этим документом можете не знакомить – работодатель не обязан это делать по ТК РФ.

Если сотрудник, чья должность сокращается, все же попросит копию приказа, выдайте ему (ст. 62 ТК РФ). Замените копию выпиской, если по приказу сокращаются и другие должности, чтобы работник не увидел лишнего.

Образцы документа можете скачать у нас:

Как изменить штатное расписание

Издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите, что исключаете из штатного расписания такие-то должности в таком-то количестве единиц. Заодно пропишите причину изменений, например, оптимизация структуры компании. В основании приказа можете сослаться на экономическое обоснование, которое подготовили на первом этапе, или на решение учредителей.

Вот образец документа для скачивания: Приказ об изменении штатного расписания при сокращении.

Также учтите два момента.

Этап 3. Определите, у кого из сотрудников есть преимущественное право остаться в должности

Если сокращаете численность, подготовьте обоснование, почему этого сотрудника увольняете, а другого – оставляете. Ваша задача – доказать, что в компании остается работник с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ). Если доказательства будут неубедительными, сокращенный сотрудник восстановится через суд. Таких примеров много.

Вот четыре шага, которые помогут все сделать правильно:

Расскажем об этом подробнее.

Кого включить в комиссию для сравнения сотрудников

Комиссию можно не создавать, потому что в ТК РФ нет такого требования. Руководитель может единолично решить, кто из сотрудников эффективнее и поэтому останется в штате. Но это будет мнение одного человека, значит, в суде будет легче его оспорить – сослаться на предвзятость к сокращенному, на кумовство или иные неформальные отношения с оставленным. Чтобы такого не произошло, создавайте комиссию для определения преимущественного права при сокращении сотрудников.

Включайте в комиссию тех, кто сможет оценить квалификацию коллег. Например, если сокращаете продажников, пусть их оценивают коммерческий директор, эйчар и, возможно, приглашенный тренер по эффективным продажам или психолог. А если уменьшаете количество водителей, то зовите в комиссию заведующего транспортным хозяйством и главного механика. Еще всегда приглашайте члена профсоюза, если в вашей компании есть такое объединение.

Созданную комиссию утвердите приказом. Образец документа скачивайте у нас: Приказ о комиссии для сравнения сотрудников. А еще знайте, что текст про комиссию можно включить в приказ о сокращении.

Какие критерии использовать для оценки производительности и квалификации

Критерии и методы оценки выбирайте сами, потому что в нормативке про это ничего нет. Но учтите четыре момента.

Кого сохранить в должности, если различий в производительности и квалификации нет

Если сотрудники равны по производительности и квалификации, тогда оставляйте в штате тех, про кого написано в нормативке. На схеме показали, кто это.

Рисунок 3. Кого из претендентов на сокращение оставить в должности

Как оформить решение комиссии

Составьте протокол о том:

Вот пример такого документа: Протокол заседания комиссии по оценке сотрудников.

Этап 4. Предупредите работников о сокращении

Выдайте сокращаемым письменные уведомления о сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Сделайте это за два месяца до даты сокращения – например, если уведомляете 1-го апреля, то сокращаете 2-го июня. Работник должен подписать свой экземпляр и поставить на нем дату, когда ознакомился. Это стандартный подход, к которому есть куча нюансов. Расскажем про них.

Что делать, если работник не хочет подписывать уведомление

Позовите двух коллег и в их присутствии составьте акт об отказе от подписи. Пусть коллеги распишутся в акте. Сохраните этот документ как доказательство того, что уведомили сотрудника.

Как передать уведомление сотруднику, который работает удаленно, болеет или находится в отпуске

Вот четыре варианта для отправки уведомления о сокращении.

Таблица 1. Как уведомить сотрудника о сокращении

Заодно пóмните: болезнь или отпуск сотрудника не препятствуют вручению ему уведомления о сокращении. А еще знайте: сотрудник может хитрить и специально не получать уведомление, к примеру, не пойти за письмом на почту, и через месяц оно вернется вам назад.

Всегда ли нужно предупреждать о сокращении за два месяца

Есть особые работники и работодатели, для которых свои сроки предупреждения. Уведомляйте о сокращении не менее, чем за:

Можно ли уволить позже, чем написано в уведомлении

Если дата сокращения сдвигается, тогда заново уведомьте о ней сотрудников, причем минимум за два месяца до нее. Придется опять возиться с уведомлениями, но лучше сделать так, чем просто уволить работников позже запланированного. Иначе рискуете заполучить судебные разборки с бывшими коллегами.

Дело в том, что суды по-разному смотрят на перенос даты сокращения. Одни не видят в этом нарушения ТК РФ – главное, чтобы сотрудников не уволили раньше времени без их согласия. Другие считают: о новой дате нужно уведомлять заново и опять за два месяца. Чтобы снизить риск беготни по судам, идите путем наибольшего формализма и перестраховки.

Этап 5. Предложите сокращаемым вакансии в компании

Предлагайте вакантные должности, которые никем не заняты и под которые подходит сокращаемый. Подходит, то есть соответствует по квалификации и состоянию здоровья (ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ).

Вроде все просто, но на этом этапе можно много где споткнуться, потому что, кроме требований из ТК РФ, есть меняющаяся судебная практика со своими прибавками к нормативке. Расскажем, где основные подвохи с предложением вакантных мест.

Какие вакансии сокращаемому работнику предлагать, а какие – нет

Обязательно предлагайте должности:

Не предлагайте должности, занятые работниками в декрете. На время отпуска по беременности и родам рабочее место сохраняется за сотрудницей. Значит, это временная вакансия, а не вакантная. Если же предложите такую пока не занятую должность сокращаемому, то в уведомлении напишите о том, что она временная.

Будьте осмотрительны с должностями, которые вводите в штат незадолго до начала сокращения и сразу по его окончании. В таких ситуациях сокращаемый запросто решит, что работодатель специально «поиграл» со сроками, чтобы уволить сотрудника без предложения вакансии. И суды с таким соглашаются – например, признают сокращение фиктивным, если введенная по его завершении должность по названию и функционалу аналогична или очень близка сокращенной.

И еще момент: пóмните, что раз в год и вилы стреляют. Это мы к тому, что иногда пути судебные неисповедимы. К примеру, есть весьма оригинальные и пока что единичные решения судей про то, чтобы предложить сокращаемому:

Как и когда уведомлять о вакансиях

Уведомляйте в произвольной форме, но в письменном виде. У вас должно остаться доказательство, что вакансии предлагались. Поэтому предусмотрите поля, в которых работник напишет, подходит ли ему предлагаемая должность, распишется и поставит дату. В файле для скачивания – пример того, как это сделать: Уведомление о вакансиях (Fail-Uvedomlenie-o-vakansijah).

Предлагайте вакансии по мере их появления (ст. 180 ТК РФ). Суды требуют, чтобы последний раз вакансия предлагалась в последний рабочий день. Это судебная отсебятина без нормативного обоснования, но она есть и с нею надо считаться.

Если вакансий нет, письменно уведомьте и об этом, причем два раза – в начале процедуры сокращения и в последний рабочий день сотрудника.

Когда вакансия одна, а сокращаете нескольких сотрудников, предлагайте ее всем подходящим кандидатам. Если согласятся сразу несколько, оставляйте ее за тем, у кого есть преимущественное право по ст. 179 ТК РФ.

Ничего не предлагайте тем, кто согласился на досрочное сокращение. Главное – обеспечьте письменное доказательство: пусть работник напишет, что готов уволиться раньше срока.

А вот несколько советов про оформление и отправку уведомлений:

Этап 6. Оформите перевод тех, кто согласен перейти на новую должность

Начинайте процедуру перевода после того, как работник напишет в уведомлении о вакансии, что новая должность ему подходит.

Чтобы оформить перевод сделайте следующее.

Этап 7. Предупредите о сокращении службу занятости и профсоюз

Как уведомить службу занятости

В службу занятости отправьте отчет о сокращении по форме из приложения 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. В отчете укажите:

Передайте отчет через сайт «Работа в России»  (п. 2, 9 ст. 53 Закона от 12.12.2023 г. № 565-ФЗ).

Как уведомить профсоюз

Если в вашей компании есть профсоюз, сообщите о сокращении и туда. Специальной формы для уведомления нет, поэтому составьте его сами или скачайте у нас: Уведомление профсоюза о сокращении.

Вот что нужно написать:

Копию приказа о сокращении отправьте профсоюзникам вместе с уведомлением.

В какие сроки уложиться

С отчетами-уведомлениями уложитесь в такие сроки до начала увольнений (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1, ст. 82 ТК РФ):

Массовое сокращение – это когда увольняют:

нах с численностью занятых менее 5 000 человек.

Заметьте: это общие критерии из п. 1 Постановления Совмина РФ от 05.02.1993 г. № 99. Они применяются, если в соглашениях по конкретной отрасли или территории не обозначены другие цифры (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

Этап 8. Запросите мнение или согласие профсоюза, если увольняемый состоит в нем

Этот этап появится только при сокращении профсоюзника. Причем порядок действий зависит от того, кого сокращаете – рядового члена или руководителя профкома и его зама.

Что сделать, если сокращаете члена профсоюза

Запросите мотивированное мнение профсоюза насчет увольнения. Для этого отправьте туда проект приказа об увольнении и копии документов-оснований для сокращения работника (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).

В течение семи рабочих дней со дня получения документов профсоюз решит, давать ли добро на сокращение или нет, и пришлет работодателю документ с мотивированным мнением. Если в этот срок профсоюз не уложится, тогда его мнение не учитывайте (ч. 2 ст. 373 ТК РФ).

Если профсоюз не против сокращения, увольняйте сотрудника в течение месяца со дня получения мнения (ч. 5 ст. 373 ТК РФ). Если против, тогда начнется череда консультаций с профкомом, а еще возможны обжалования сокращения в трудовой инспекции и в суде (ч. 3, 4 ст. 373 ТК РФ).

Что сделать, если сокращаете руководителя профкома или его зама

Запросите согласие на увольнение от вышестоящего выборного профсоюзного органа – профсоюзного комитета. Если такого нет, обращайтесь за согласием в местный профсоюз (ч. 1 ст. 374 ТК РФ).

Отправляемые документы, сроки их рассмотрения и действия, когда профком против сокращения, – те же, что описали в предыдущем пункте для мотивированного мнения. Про них написано в ст. 374 ТК РФ.

За сколько дней отправлять документы в профсоюз

Специалисты советуют отправить документы в профсоюз минимум за 12 рабочих дней до сокращения. Семь дней есть у профсоюзников на рассмотрение; еще три дня они будут консультироваться с работодателем, если не согласны; плюс два дня закладывайте на отправку документов к ним и на получение ответа от них.

А еще пóмните: если профсоюз выскажется против сокращения, работник или сам профсоюз пойдут за обжалованием предстоящего увольнения в трудовую инспекцию или в суд (ч. 3, 4 ст. 373, ч. 9–11 ст. 374 ТК РФ). Поэтому увольнение может затянуться.

Этап 9. Рассчитайтесь с сокращенными перед увольнением

Сокращенным сотрудникам заплатите выходное пособие, равное среднемесячному заработку. Плюсом пойдут зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск. Все это нужно выплатить в день увольнения – последний рабочий день сокращаемых.

Ответим на частые вопросы про выходное пособие.

Каким документом оформить

Приказом в произвольной форме. Причем заявления от сокращаемых не нужны, ведь выплата пособия – это безусловная обязанность работодателя (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).

Как посчитать

Считайте по такой формуле:

Заметьте: в оплату попадут нерабочие праздничные дни, которые придутся на месяц после увольнения (постановление Конституционного суда от 13.11.2019 г. № 34-П). Если сократите работника, к примеру, 22 апреля, то оплачивайте все майские праздники.

Как платить тому, кто уволился досрочно

Сотрудник по предложению начальства может уволиться до назначенной даты сокращения. В таком случае заплатите ему дополнительную компенсацию (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Считайте ее так:

Этап 10. Оформите увольнение сокращенных

Оформляйте увольнение сокращенных так:

Работнику в день увольнения отдайте трудовую книжку и еще несколько документов. В таблице показали каких.

Таблица 2. Какие документы выдать сотруднику при сокращении

Если сокращаемый не пришел на работу в день сокращения, тогда обождите с оформлением приказа, трудовой книжки и прочих бумаг. Сначала составьте акт на случай прогула, если сотрудник не выходит на связь и не ясно, что с ним (ст. 193 ТК РФ).

В случае действительного прогула, увольняйте по сокращению или за прогул. В случае болезни – тоже увольняйте, но после выхода работника с больничного.

Этап 11. Уведомьте об уволенных Социальный фонд, военкомат и приставов

По сокращенным сотрудникам надо еще кое-куда отчитаться. Если сократили состоящих на воинском учете и должников по исполнительным листам, отчетов будет больше. В таблице показали, каким чиновникам про что сообщать.

Таблица 3. Куда и как отчитаться по сокращенным сотрудникам

Этап 12. Выплатите сокращенным среднюю зарплату за время трудоустройства и оплатите больничные

Если сокращенный не может трудоустроиться дольше месяца, он вправе получить от бывшей компании дополнительные деньги. Это будет средняя зарплата за второй месяц поиска работы. А иногда и за третий, но для такого нужно, чтобы выполнялись два условия (ст. 178 ТК РФ):

Чтобы получить деньги, сокращенный должен:

И еще момент: если сокращенный заболел или получил травму в течение 30 календарных дней после увольнения, выплатите ему больничные. Расчет для них особый – 60% от среднего заработка независимо от стажа (ч. 5 ст. 13, ч. 2 ст. 7 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

Сами видите: сокращение – это долгая история с не всегда предсказуемой развязкой. Нередко работник цепляется за что-то – к примеру, за то, что на вакантное место взяли кого-то со стороны, а не его. Или скрывает беременность, членство в профсоюзе или избиркоме. А потом со всеми претензиями и «тайными» статусами идет в суд за восстановлением в должности. Поэтому при сокращении или скрупулезно соблюдайте букву закона, или старайтесь договориться с сотрудником об увольнении по соглашению сторон. О таком варианте расторжения трудового договора расскажем в одной из следующих статей.

Комментарии 0